Mejora continua

Mejora continua, buscando la excelencia

Santiago Ruiz – Perú

 

Cuando hablamos de Kaizen  se nos viene a la mente la traducción mejora continua, Más que una simple palabra, o una metodología, Kaizen es una filosofía de trabajo que se acopla perfectamente con la disciplina de la cultura Japonesa, ¡hoy mejor que ayer mañana mejor que hoy!, mejorar todos los días como camino hacia la excelencia operacional.

 

“Todos los días se puede mejorar algo, por más pequeño que sea”, así lo afirma uno de los principios de Kaizen. Y a quién de nosotros no le gustaría que nuestro nuevo proyecto fuera más exitoso que el anterior, en apariencia a todos, pero realmente pocos tenemos la disciplina para realizar mejoras constantes y a menudo nos vemos arrastrados por la procrastinación.

 

¿Qué se necesita para lograr la mejora continua?

Aunque parezca trivial se necesitan dos cosas muy simples:

  • Poder visualizar los problemas
  • Tener un método para resolverlos

 

Para poder visualizar los problemas necesitas procesos que saquen los problemas a flote, herramientas o indicadores que permitan visualizarlos, y lo más importante una cultura orientada a hacer las cosas bien, de poder ver los errores y decirlos. Es posible usar métodos y herramientas para ver los problemas como gestión visualVSM, análisis de causa raíz  , 5 porqués, diagramas de Ishikawa, una vez que hemos visto los problemas debemos saber que podemos hacer con ello ¿Qué hacemos con este problema?¿es necesario resolverlo? ¿Cómo podemos resolverlo?

 

Tener un método claro para resolver problemas en el equipo es fundamental para resolverlos problemas. El grafico que se muestra en la portada del articulo nos muestra un método muy práctico para resolver problemas basado en 5 pasos sencillos:

 

  1. Párate sobre los hombros de un gigante

Primero párate sobre un estándar algo que ya ha funcionado antes ¡pregunta! Alguien más ya puede haberlo resuelto hay 7mil millones personas en este planeta y hay 13 mil colaboradores en el Grupo, usa la biblioteca, la red, las comunidades, usa la lecciones aprendidas de nuestro más de 80 años de historia.

  1. Planifica buscando agregar valor
    1. Busca resolver el problema desde el punto de vista del usuario (empatiza),
    2. Mapea la situación actual usa VSM si es necesario ¿Dónde estamos? ¿Dónde debemos o necesitamos estar?
    3. Analiza la causa raíz del problema, las limitaciones
    4. Plantea un objetivo específico que desees cambiar (define), puedes usar frases que empiecen con un ¿Cómo podríamos…?
  2. Experimenta, fracasa rápido y barato
    1. Esboza alternativas que permitan tomar una decisión, siempre más de una, además una alternativa siempre será no hacer nada al respecto. (idear)
    2. Elabora prototipos, que te permitan aprender de la solución y el problema, que muestren rápidamente sin necesidad de explicar que las alternativas puede solucionar el problema.
  3. Verifica que resuelve el problema
    1. Elige por ventajas usando CBA, analiza como las alternativas planteadas impactan en la Gente, la Calidad, la Seguridad, el Tiempo, el Costo y cuáles son las ventajas que ofrece cada alternativa en estas dimensiones para toma runa mejor decisión.
    2. (Evalúa) la solución planteadas con los usuarios finales y recibe feedback de sus impresiones e incluye sus puntos de vista en la solución final.
  4. Impleméntalo y estandarízalo
    1. Implementa la solución en todos los demás procesos que aplique y haz un seguimiento para saber que tus acciones tiene el impacto que se planteó originalmente en los objetivos
    2. Estandariza la solución, documéntala adecuadamente para que sea útil para futuros análisis.

 

Una herramienta que ayuda mucho en este proceso de mejora continua, es el A3 Kaizen que es un formato sencillo que se puede elaborar una vez al mes, colocarlo en un mural en la oficina para presentarlo al jefe o la persona que puede tomar la decisión para implementarlo.

Las organizaciones que han empezado a adoptar el ciclo de mejora continua, han visto grandes mejoras en tres puntos  importantes para el negocio:

  1. Las ventas, entregando mayor cantidad de productos, incrementando el avance o simplemente logrando generar entregas justo a tiempo.
  2. Las utilidades, logrando reducir costos de producción eliminando desperdicio o con alternativas de optimización de flujos de producción y soporte
  3. La caja, logrando reducir el trabajo en proceso o los inventarios, generando asi mejores alternativas financieras para el negocio.
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